<_Bind_pageid />

Intern styring og kontrol af den finansielle rapportering

Bestyrelsens ansvar for den interne styring og kontrol reguleres primært gennem den svenske aktieselskabslov. Dette ansvar er hos PostNord nedfældet i bestyrelsens forretningsorden, hvor den interne styring og kontrol af den finansielle rapportering defineres som en proces, igennem hvilken bestyrelsen, den administrerende direktør og medarbejderne med rimelig sikkerhed kan forvisse sig om, at den finansielle rapportering er pålidelig. Den finansielle rapportering omfatter delårsrapporter, regnskabsmeddelelse og størstedelen af årsrapporten.

Begrebsramme

PostNords begrebsramme for intern styring og kontrol er baseret på det begrebsramme, som er udarbejdet af The Committee of Sponsoring Organisations of the Treadway Commission (COSO). Den interne styring og kontrol er en integreret del af virksomheden og kan inddeles i en række kontrolområder, som tager udgangspunkt i målene for koncernens virksomhed.

Koncernen arbejder ud fra en model, som består af tre forsvarslinjer til illustration af, hvordan ansvaret for den interne styring og kontrol er organiseret. Den forreste

forsvarslinje består af ledelserne for PostNords fire forretningsområder. De har ansvaret med at identificere og styre de operative risici inden for deres eget forretningsområde.

Den anden forsvarslinje indeholder en række styrings- og kontrolfunktioner i form af PostNords koncernfunktioner, som har til opgave at støtte den første forsvarslinje. Koncernfunktionerne har desuden mandat til at udfærdige koncernfælles regler og retningslinjer på det enkelte funktionelle ansvarsområde og har pligt til at følge op på, at de bliver overholdt. Disse regler og retningslinjer skal sikre, at eksisterende love og bekendtgørelser bliver overholdt, og at forretningen styres i retning af de opstillede mål. Den anden forsvarslinje kan også udføre egne kontroller og hermed skabe bedre forudsætninger for, at eventuelle risici og fejl, som har passeret den første forsvarslinje, bliver opdaget og afhjulpet.

I den tredje forsvarslinje findes den uafhængige review- og kontrolfunktion, som udøves af koncernens interne revision med det formål at gennemgå effektiviteten og pålideligheden af koncernens interne styring og kontrol.

Intern styring og kontrol i PostNord

Intern styring og kontrol af den finansielle rapportering

Kontrolmiljø

Et godt kontrolmiljø sikres bl.a. ved, at organisation, beslutningsveje og beføjelser er klart definerede og meddelt internt i koncernen.

Bestyrelsens arbejde og ansvar er reguleret i bestyrelsens forretningsorden. Revisionsudvalget har til opgave at forberede bestyrelsens arbejde med at føre kontrol med og kvalitetssikre koncernens finansielle rapportering. Udvalget fører tilsyn med effektiviteten af selskabets interne styring og kontrol samt med systemer og processer for risikostyring i forbindelse med den finansielle rapportering. Udvalgets arbejde bidrager til at sikre en korrekt og pålidelig rapportering, bl.a. gennem løbende drøftelser med PostNords ledelse og eksterne revisorer samt ved gennemgang af den anvendte regnskabspraksis og identificerede regnskabsmæssige spørgsmål.

Den administrerende direktørs og koncernchefens arbejdsopgaver og beføjelser er reguleret i en instruks, som er udarbejdet af bestyrelsen. Beslutningsretten i koncernen er fastlagt i en beslutningsorden, der tager udgangspunkt i den ansvarsfordeling, som bestyrelsen har fastsat i sin forretningsorden. Det fremgår af beslutningsordenen hvilken beslutningsret den administrerende direktør har uddelegeret til de chefer, der rapporterer til ham. Disse chefer kan videredelegere deres beslutningsret inden for deres eget ansvarsområde.

Forholdsvis vigtige dokumenter skal underskrives af de personer, som bestyrelsen har tildelt tegningsret, dvs. to personer i forening.

PostNord udøver en funktion med intern revision, som har til formål at gennemgå effektiviteten af den interne styring og kontrol. Dette arbejde udføres løbende i overensstemmelse med en årlig revisionsplan, som udarbejdes af revisionsudvalget. Funktionen rapporterer til bestyrelsen og den administrerende direktør.

PostNord anvender den svenske stats ejerpolitik, som udgør en vigtig del af kontrolmiljøet. Koncernen råder desuden over en adfærdskodeks og forskellige politikdokumenter, som også er en del af kontrolmiljøet.

Identifikation og styring af risici

PostNords virksomhed er i 2011 blevet styret med udgangspunkt i et målbillede, som omfatter fire målområder: medarbejdere, processer, kunder og ejere. Den interne styring og kontrol tager udgangspunkt i de risikoanalyser, som udarbejdes af koncernens enkelte selskaber og enheder, og som handler om, hvorvidt de opstillede mål for virksomheden ikke vil blive opfyldt. Resultatet af risikoanalyserne behandles regelmæssigt af revisionsudvalget og bestyrelsen, som vurderer og holder tilsyn med risiciene i den finansielle rapportering.

Se desuden afsnittet om Risici og risikostyring.

Kontrolaktiviteter

Koncernen udfører kontrolaktiviteter med det formål at fjerne eller begrænse forekomsten eller effekterne af de risici, som identificeres.

Aktiviteterne omfatter bl.a. beslutnings- og godkendelsesregler, verifikation, afstemning, manuelle og planmæssige kontrolforanstaltninger samt en god ansvars- og arbejdsfordeling i processer og rutiner. En korrekt og pålidelig rapportering sikres desuden ved hjælp af styringsdokumenter og processer for regnskabsaflæggelse og finansiel rapportering. Disse dokumenter og processer opdateres af koncernens centrale økonomi- og finansfunktion, når der sker ændringer i lovgivning, regnskabsregler, rapporteringskrav osv.

Enheden Shared Services leverer tjenesteydelserne regnskabsaflæggelse, finansadministration, kundefakturering, leverandørbetalinger og lønadministration til koncernens centrale virksomhedsområder. I Sverige leveres disse ydelser gennem samarbejdspartnere. Shared Services sikrer, at de ydelser, som er outsourcet, leveres med en høj grad af kvalitet til de rekvirerende enheder. Kvaliteten i leverancerne sikres ved at følge op på de enkelte partneres interne kontrolaktiviteter og ved at rapportere opfyldelsen af de aftalte serviceniveauer og kvalitetskriterier til koordinationsfora.

Koncernens økonomi- og finansfunktion er ansvarlig for koncernens regnskabsaflæggelse og årsregnskaber samt for koncernens fælles forretningssystem, SAP. Dette ansvar omfatter også regelmæssige analyser af de finansielle resultater fra forretningsområderne og koncernfunktionerne. Årsregnskabs- og rapporteringsprocessen indeholder kontroller for regnskabsaflæggelse, måling, oplysningskrav og brug af den anvendte regnskabspraksis.

Information og kommunikation

Den svenske stats ejerpolitik indeholder retningslinjer for ekstern rapportering i virksomheder med statsligt ejerskab, og PostNord anvender denne ejerpolitik.

Koncernens regnskabsmanual og supplerende interne retningslinjer for arbejdet med regnskabsaflæggelse og årsregnskaber opdateres løbende og udsendes til de berørte medarbejdere, bl.a. gennem koncernens intranet.

Bestyrelsen og revisionsudvalget modtager regelmæssigt finansielle rapporter om koncernens stilling og resultatudvikling og gennemgår samtlige kvartalsregnskaber og koncernens årsregnskab, inden de offentliggøres.

Information til koncernens eksterne interessenter udsendes løbende i form af pressemeddelelser og på PostNords website. Desuden sker der finansiel rapportering direkte til den danske og den svenske ejer.

Styring og opfølgning

PostNords virksomhed rapporteres og måles på månedsbasis på basis af de mål, som er opstillet for virksomheden. PostNords økonomiske situation behandles ved hvert eneste møde i bestyrelsen. De af bestyrelsen nedsatte udvalg spiller en vigtig rolle i forhold til vederlag, den finansielle rapportering samt den interne styring og kontrol.

Revisionsudvalget modtager regelmæssigt rapporter fra koncernens eksterne og interne revisorer. Revisionsudvalget følger op på, at der på baggrund af revisorernes observationer og anbefalinger bliver vedtaget foranstaltninger, som skal forbedre den interne styring og kontrol.

Samtlige selskaber og koncernfunktioner udfører årligt en selvevaluering af den interne styring og kontrol af den finansielle rapportering. Et udvalg af selskaber og enheder modtager i denne forbindelse besøg, som har til formål at verificere pålideligheden af de afgivne selvevalueringer. Resultatet udarbejdes og rapporteres af PostNords enhed for intern styring og kontrol, og resultatet af selvevalueringerne afrapporteres til revisionsudvalget og bestyrelsen samt til koncernens forretningsområder og koncernfunktioner.

Det kan på basis af de modtagne svar fra selvevalueringerne for 2011 konkluderes, at den interne styring og kontrol af den finansielle rapportering i koncernen fungerer tilfredsstillende.