<_Bind_pageid />

Intern styrning och kontroll avseende den finansiella rapporteringen

Styrelsens ansvar för intern styrning och kontroll regleras i första hand i den svenska aktiebolagslagen. Detta ansvar har i PostNord preciserats i styrelsens arbetsordning, i vilken intern styrning och kontroll avseende den finansiella rapporteringen definieras som en process genom vilken styrelsen, verkställande direktören och medarbetarna med rimlig säkerhet säkerställer den finansiella rapporteringens tillförlitlighet. Den finansiella rapporteringen omfattar delårsrapporter, bokslutskommuniké samt större delen av årsredovisningen.

Ramverk

PostNords ramverk för intern styrning och kontroll utgår från det ramverk som tagits fram av The Committee of Sponsoring Organisations of the Treadway Commission (COSO). Den interna styrningen och kontrollen utgör en integrerad del av verksamheten och indelas i ett antal kontrollområden som utgår från målen för koncernens verksamhet.

Koncernen arbetar enligt en modell med tre ”försvarslinjer” som illustrerar hur ansvaret för den interna styrningen och

kontrollen har organiserats. Den första försvarslinjen utgörs av ledningarna för PostNords affärsområden. Dessa är ansvariga för identifiering och hantering av de operativa riskerna inom sina respektive ansvarsområden.

I den andra försvarslinjen återfinns ett antal styr- och kontrollfunktioner i form av PostNords koncernfunktioner, vilka har i uppgift att stödja den första försvarslinjen. Koncernfunktionerna har även mandat att utfärda koncerngemensamma regler och riktlinjer inom sina respektive funktionella ansvarsområden samt skyldighet att följa upp efterlevnaden av dessa. Dessa regler och riktlinjer ska säkerställa att tillämpliga lagar och förordningar efterlevs samt att verksamheten styrs mot uppställda mål. Den andra försvarslinjen kan även utföra egna kontroller och skapa förutsättningar för att upptäcka och hantera eventuella risker och felaktigheter som passerat den första försvarslinjen.

I den tredje försvarslinjen återfinns den oberoende gransknings- och kontrollfunktionen i form av koncernens internrevision med uppgift att granska effektiviteten och tillförlitligheten i koncernens interna styrning och kontroll.

Intern styrning och kontroll i PostNord

Intern styrning och kontroll i PostNord

Kontrollmiljö

En god kontrollmiljö säkerställs bland annat genom att organisation, beslutsvägar och befogenheter är klart definierade och kommunicerade inom koncernen.

Styrelsens arbete och ansvar regleras i styrelsens arbetsordning. Revisionskommittén har i uppgift att bereda styrelsens arbete med kontroll och kvalitetssäkring av koncernens finansiella rapportering. Kommittén övervakar effektiviteten i bolagets interna styrning och kontroll samt system och processer för riskhantering, med avseende på den finansiella rapporteringen. Kommitténs arbete bidrar till att säkerställa en korrekt och tillförlitlig rapportering, bland annat genom löpande diskussioner med PostNords ledning och externa revisorer samt genom en granskning av tillämpade redovisningsprinciper och uppmärksammade redovisningsfrågor.

VD och koncernchefens arbetsuppgifter och befogenheter regleras i en av styrelsen fastställd instruktion. Beslutsrätten i koncernen regleras i en beslutsordning, vilken utgår från den ansvarsfördelning som styrelsen fastställt i sin arbetsordning. I beslutsordningen framgår den beslutsrätt som VD delegerat till de chefer som rapporterar till honom. Dessa chefer kan vidaredelegera sin beslutsrätt inom sina ansvarsområden.

Viktigare dokument firmatecknas av de av styrelsen särskilt utsedda firmatecknarna, två i förening.

PostNord har en internrevisionsfunktion med uppgift att granska den interna styrningen och kontrollens effektivitet. Detta arbete utförs löpande i enlighet med en årlig revisionsplan som fastställs av revisionskommittén. Funktionen rapporterar till styrelsen och till VD.

PostNord tillämpar svenska statens ägarpolicy, vilken utgör en viktig del av kontrollmiljön. I koncernen finns även en uppförandekod och olika policydokument som även de utgör delar av kontrollmiljön.

Identifiering och hantering av risker

Under 2011 har PostNords verksamhet styrts genom en målbild som omfattar fyra målområden; medarbetare, processer, kunder och ägare. Utgångspunkten i den interna styrningen och kontrollen är de analyser av risker för att verksamhetens uppställda mål inte kan komma att uppnås, som görs i koncernens olika bolag och enheter. Utfallet av riskanalyserna behandlas regelbundet av revisionskommittén och styrelsen som utvärderar och övervakar riskerna i den finansiella rapporteringen.

Se även avsnittet om Risker och riskhantering.

Kontrollaktiviteter

Koncernen genomför kontrollaktiviteter i syfte att eliminera eller begränsa förekomsten eller effekterna av de risker som identifierats.

Aktiviteterna omfattar bland annat besluts- och attestregler, verifiering, avstämningar, manuella och programmerade kontroller, liksom en god ansvars- och arbetsfördelning i processer och rutiner. En korrekt och tillförlitlig rapportering säkerställs vidare genom styrande dokument och processer rörande redovisning och finansiell rapportering. Dessa dokument och processer uppdateras av koncernens ekonomi- och finansfunktion vid ändringar av lagstiftning, redovisningsregler, rapporteringskrav etcetera.

Enheten Shared Services levererar tjänsterna redovisning, finansadministration, kundfakturering, leverantörsbetalningar och löneadministration till koncernens centrala verksamheter. I Sverige levereras tjänsterna via partners. Shared Services säkerställer att de tjänster som outsourcats levereras med hög kvalitet till de uppdragsgivande enheterna. Kvaliteten i leveranserna säkerställs genom uppföljning av partners internkontrollaktiviteter och rapportering av uppfyllnad av avtalade servicenivåer och kvalitetskriterier till samverkansforum. Koncernens ekonomi- och finansfunktion ansvarar för koncernredovisning och koncernbokslut samt för koncernens gemensamma affärssystem, SAP. I detta ansvar ingår regelbundna analyser av de finansiella resultaten från affärsområden och koncernfunktioner. I boksluts- och rapporteringsprocessen finns kontroller vad gäller redovisning, värdering, upplysningskrav samt tillämpning av fastställda redovisningsprinciper.

Information och kommunikation

I svenska statens ägarpolicy anges de riktlinjer för extern rapportering som gäller för företag med statligt ägande, vilka PostNord tillämpar.

Koncernens redovisningsmanual och kompletterande interna riktlinjer för redovisnings- och bokslutsarbetet uppdateras löpande och kommuniceras till berörda medarbetare, bland annat via koncernens intranät.

Styrelsen och revisionskommittén erhåller regelbundet finansiella rapporter avseende koncernens ställning och resultatutveckling och granskar samtliga kvartalsbokslut och koncernens årsredovisning, innan dessa offentliggörs.

Information till koncernens externa intressenter kommuniceras löpande genom pressmeddelanden och via PostNords webbplats. Finansiell rapportering sker även direkt till den danska respektive den svenska ägaren.

Styrning och uppföljning

PostNords verksamhet rapporteras och utvärderas månadsvis med utgångspunkt i målen för verksamheten. Vid varje styrelsesammanträde behandlas PostNords ekonomiska situation. Styrelsens kommittéer har viktiga roller vad gäller ersättningar, finansiell rapportering och intern styrning och kontroll.

Revisionskommittén får regelbundet rapporter från koncernens externa och interna revisorer. Revisionskommittén följer upp att åtgärder vidtas för att förbättra den interna styrningen och kontrollen med anledning av revisorernas iakttagelser och rekommendationer.

Samtliga bolag och koncernfunktioner genomför årligen en självutvärdering av den interna styrningen och kontrollen avseende den finansiella rapporteringen. Ett urval av bolag och enheter besöks härtill för att verifiera tillförlitligheten i avlämnade självutvärderingar. Resultatet sammanställs av PostNords enhet för intern styrning och kontroll och resultatet av självutvärderingarna avrapporteras till revisionskommittén och styrelsen samt till koncernens affärsområden och koncernfunktioner.

Enligt de erhållna svaren i självutvärderingen avseende 2011 kan den interna styrningen och kontrollen vad avser den finansiella rapporteringen bedömas fungera tillfredsställande i koncernen.