Integritetspolitik

1. Indledning

PostNord AB (publ) og koncernens selskaber (herefter kaldet PostNord eller vi) respekterer din personlige integritet. Denne integritetspolitik forklarer, hvordan vi indsamler og anvender dine personoplysninger. Den beskriver også dine rettigheder i forhold til os, og hvordan du kan udøve dine rettigheder.

Politikken gælder for dig, som

• er kunde hos os
• modtager elektroniske eller fysiske forsendelser (fx breve, pakker eller gods), som vi formidler
• bruger vores hjemmesider, app’s, platforme og sociale medier (Digitale Kanaler)
• deltager i markedsføringsaktiviteter, konkurrencer og kundeundersøgelser, eller
• på anden vis kommer i kontakt med os f.eks. via vores kundeservice.

Vores mål er, at du skal føle dig sikker på, at din personlige integritet respekteres, og at dine personoplysninger behandles korrekt. Al behandling af personoplysninger i PostNord sker i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslovgivning. I EU/EØS gælder persondataforordningen (GDPR)[1] med supplerende national lovgivning.

Denne integritetspolitik gælder generelt for vores behandling af personoplysninger. Hvis du i forbindelse med køb af vores tjenester eller i anden sammenhæng modtager andre informationer om behandling af personoplysninger, har sådanne informationer forrang frem for denne generelle integritetspolitik.

2. Hvad er personoplysninger, og hvad er behandling af personoplysninger?

Personoplysninger er alle de informationer, som direkte eller indirekte sammen med andre oplysninger kan henføres til en levende person. Det betyder, at mange forskellige typer oplysninger som f.eks. navne og kontaktoplysninger, IP-adresser, bidrag til konkurrencer, de valg, du foretager, og præferencer er personoplysninger.

Behandling af personoplysninger omfatter alt, hvad der foretages med personoplysningerne, f.eks. indsamling, lagring, bearbejdning, anvendelse til forskellige formål, ændring og tilintetgørelse af personoplysninger.

3. Hvilke personoplysninger behandler vi OM DIG og med hvilke formål?

3.1. Når du køber vores tjenester

Når du køber vores tjenester, behandler vi f.eks. dit navn, din postadresse, din e-mailadresse, dit telefonnummer, oplysninger om forsendelsers indhold (breve eller pakker) og modtageroplysninger. I nogle tilfælde behandler vi også dit personnummer, dine præferencer, adfærdsmønstre og oplysninger om, at du har fuldmagt eller er værge.

Dine personoplysninger behandles med følgende formål:

• For at kunne levere den tjeneste, du har bestilt i henhold til aftalen med dig, herunder tjenestebeskrivelsen og de særlige betingelser for tjenesten.
• For at kunne stille tillægstjenester til rådighed som f.eks. adgang til PostNords kundeportal, hvor du kan få information om dine forsendelser og administrere fuldmagter til afhentning af post.
• For at kunne administrere reklamationer og returneringer eller anden kommunikation med os via vores kundeservice.
• Til markedsføringsformål, herunder til markedsføring via post, e-mail og sms/mms. Du kan fravælge yderligere reklamer via et link i al markedsføring, der sendes via e-mail eller sms/mms, eller ved at kontakte os. Se kontaktoplysninger nedenfor.
• For at kunne analysere og gruppere besøgende i vores Digitale Kanaler efter valg, prioritering og præferencer (såkaldt profilering) med det formål at kunne stille relevante og tilpassede informationer, anbefalinger, annoncer og tilbud til rådighed.
• For at kunne gennemføre kundeundersøgelser.
• For at forebygge, opdage og retsforfølge bedrageri og misbrug af PostNords tjenester.
• For at kunne udarbejde anonymiseret statistik over, hvordan PostNords tjenester bruges.
• For at kunne vedligeholde, udvikle, teste og forbedre PostNords tjenester og de tekniske platforme, de stilles til rådighed på.
• Forudsat at du har givet samtykke til det, for at kunne oprette tilpassede målgrupper med henblik på at kunne målrette tilpassede tilbud og annoncer til dig i PostNords Digitale Kanaler. Du kan når som helst trække et samtykke tilbage ved at bruge de opt out-værktøjer, der tilbydes i den Digitale Kanal, hvor der er målrettet markedsføring og annoncering. Hvis den slags opt out-værktøjer ikke findes, kan du trække dit samtykke tilbage ved at kontakte os. Se kontaktoplysninger nedenfor.

 3.2. Når du modtager forsendelser (breve og pakker), som vi formidler

Som modtager af forsendelser, som PostNord formidler, behandler vi f.eks. dit navn, din adresse, oplysninger om forsendelser, oplysninger om forsendelsers indhold (breve eller pakker) og modtageroplysninger.

Dine personoplysninger behandles med følgende formål:

• For at kunne formidle forsendelser (breve og pakker) til den rigtige modtager.
• For at kunne håndtere reklamationer og returneringer eller anden kommunikation med os via vores kundeservice.
• Til markedsføringsformål, herunder til markedsføring via post, e-mail og sms/mms. Du kan fravælge yderligere reklamer via et link i al markedsføring, der sendes via e-mail eller sms/mms, eller ved at kontakte os. Se kontaktoplysninger nedenfor.
• For at kunne gennemføre kundeundersøgelser.
• For at kunne udarbejde anonymiseret statistik over, hvordan PostNords tjenester bruges.
• For at kunne vedligeholde, udvikle, teste og forbedre PostNords tjenester og de tekniske platforme, de stilles til rådighed på.

 3.3. Når du besøger vores Digitale Kanaler, og når vi bruger cookies

Når du besøger/bruger vores Digitale Kanaler, indsamler vi de oplysninger, du selv vælger at give os, f.eks. navn, adresse, e-mailadresse, telefonnummer og andre identifikationsoplysninger.

Vi kan også behandle oplysninger om din brug af Digitale Kanaler som f.eks. transaktionshistorik og tekniske data om de enheder, du bruger for at få adgang til PostNords Digitale Kanaler, f.eks. IP-adresse, unikt enheds-ID og browsertype.

PostNord stiller også nogle tjenester til rådighed, hvis brug er afhængig af, at PostNord får adgang til oplysninger fra din mobile enhed som f.eks. din mobiltelefon eller tablet. Det kan dreje sig om billeder, kontakter, lydoptagelser og lokalitet. PostNord indsamler aldrig den slags oplysninger, medmindre du udtrykkeligt har givet os tilladelse til at gøre det.

PostNord har placeret såkaldte "cookies" i flere af vores Digitale Kanaler. Disse cookies bruges til at indsamle oplysninger om, hvordan du bruger den Digitale Kanal. Du finder yderligere oplysninger om, hvilke cookies PostNord har placeret i vores Digitale Kanaler, og om, hvordan du sletter disse cookies, i PostNords Cookie Policy.

Dine personoplysninger behandles med følgende formål:

• For at kunne stille vores Digitale Kanaler til rådighed og vedligeholde, teste og forbedre dem.
• For at kunne give dig support i forbindelse med eventuelle problemer med vores Digitale Kanaler
• Til markedsføringsformål, herunder til markedsføring via post, e-mail og sms/mms. Du kan fravælge yderligere reklamer via et link i al markedsføring, der sendes via e-mail eller sms/mms, eller ved at kontakte os. Se kontaktoplysninger nedenfor.
• For at kunne analysere og gruppere besøgende efter valg, prioritering og præferencer, således at der foretages en såkaldt profilering med det formål at kunne stille relevante og tilpassede informationer, anbefalinger, annoncer og tilbud til rådighed. Det er også muligt, at data, som stammer fra brug af forskellige Digitale Kanaler fra PostNord og koncernens selskaber, samkøres med dette formål og for at kunne udvikle produkter og tjenester.
• For at kunne udarbejde rapporter, følge op på markedsføringskampagner og oprette anonymiseret statistik over brug af vores Digitale Kanaler. Til administration, udvikling og test af vores IT-systemer med det formål at sikre høj kvalitet i vores Digitale Kanaler og for at opdage og forhindre sikkerhedsangreb, f.eks. virusangreb.
• Forudsat at du har givet samtykke til det, for at kunne oprette tilpassede målgrupper med henblik på at kunne målrette tilpassede tilbud og annoncer til dig i PostNords Digitale Kanaler. Du kan når som helst trække et samtykke tilbage ved at bruge de opt out-værktøjer, der tilbydes i den Digitale Kanal, hvor der er målrettet markedsføring og annoncering. Hvis den slags opt out-værktøjer ikke findes, kan du trække dit samtykke tilbage ved at kontakte os. Se kontaktoplysninger nedenfor.

3.4. Når du deltager i markedsføringsaktiviteter, konkurrencer og kundeundersøgelser

Hvis du deltager i konkurrencer, kundeundersøgelser og andre markedsføringsaktiviteter, som vi arrangerer, behandler vi f.eks. kontaktoplysninger, bidrag til konkurrencer, synspunkter, præferencer og andre personoplysninger, du vælger at give os.

Vi behandler dine personoplysninger med følgende formål:

• For at kunne administrere markedsføringsaktiviteten, konkurrencen eller kundeundersøgelsen, herunder vende tilbage til dig og udbetale eventuelle præmier.
• For at kunne informere om og tilbyde dig nye markedsføringsaktiviteter, konkurrencer og kundeundersøgelser.
• Til markedsføringsformål, herunder til markedsføring via post, e-mail og sms/mms. Du kan fravælge yderligere reklamer via et link i al markedsføring, der sendes via e-mail eller sms/mms, eller ved at kontakte os. Se kontaktoplysninger nedenfor.
• Udarbejde anonymiseret statistik fra markedsføringsaktiviteter, konkurrencer og kundeundersøgelser med det formål at forbedre vores tjenester.
• For at kunne vedligeholde, udvikle, teste og forbedre PostNords tjenester og de tekniske platforme, de stilles til rådighed på.

 3.5. Når du på anden vis kommer i kontakt med os og kommunikerer med os

Når du er i kontakt med os, f.eks. via kundeservicefunktioner, behandler vi oplysninger fra din kundesag. Hvis du besøger eller kommunikerer med os via vores konti på de sociale medier (dvs. tredjepartsplatforme som f.eks. Facebook og Twitter), kan PostNord også modtage oplysninger om din profil og dine interaktioner på tredjepartsplatformen fra leverandøren af denne.

Dine personoplysninger behandles med følgende formål:

• For at kunne kommunikere med dig og administrere din sag i forbindelse med kontakt via kundeservice, e-mailformularer og vores konti på de sociale medier.
• For at kunne analysere samtaler og chat med henblik på at forbedre vores kommunikation og af hensyn til din og vores sikkerhed.
• For at kunne oprette anonymiseret statistik over, hvordan PostNords kommunikationsfunktioner bruges.
• For at kunne vedligeholde, udvikle, teste og forbedre PostNords tjenester og de tekniske platforme, de stilles til rådighed på.

4. Sletning af personoplysninger

Vi behandler kun dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt for at opfylde formålene med behandlingen eller for at opfylde PostNords retlige forpligtelser. Derefter sletter vi dine personoplysninger i overensstemmelse med vores politik for sletning eller vores interne retningslinjer for sletning af data.

 5. Retsgrundlag for vores behandling af dine personoplysninger

PostNord behandler altid dine personoplysninger i overensstemmelse med gældende lovgivning. Vi behandler dine personoplysninger, når det er nødvendigt for at opfylde en aftale med dig eller besvare de spørgsmål, du stiller til kundeservice, og når vi har anden legitim og berettiget interesse i at behandle dine personoplysninger, f.eks. en interesse i at kunne markedsføre os over for besøgende i vores Digitale Kanaler eller en interesse i at udvikle og forbedre vores tjenester. Vi behandler også dine personoplysninger, når vi har en retlig forpligtelse til at gøre det, f.eks. i henhold til den danske postlov.

Hvis PostNord får brug for at behandle dine personoplysninger med et formål, som ifølge gældende lovgivning kræver dit samtykke, indhenter vi på forhånd dit samtykke, som regel ved at du aktivt skal klikke i et felt.

6. Sikkerhed i forbindelse med beskyttelse af personoplysninger

PostNord sørger for høj sikkerhed omkring dine personoplysninger og gennemfører relevante tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte dine personoplysninger mod uautoriseret adgang, ændring, formidling og tilintetgørelse.

PostNords tavshedspligt i henhold til postloven omfatter brevforsendelser, men også andre oplysninger om PostNords kunder behandles fortroligt. Adresseoplysninger i vores database til brevomdeling kan i nogle tilfælde udleveres til myndigheder i henhold til love og forordninger.

7. Udlevering af personoplysninger

PostNord kan benytte eksterne samarbejdspartnere og leverandører til at udføre opgaver på PostNords vegne som f.eks. at stille IT-tjenester og betalingsløsninger til rådighed eller hjælpe med markedsføring, analyser og statistik. Udførelse af disse tjenester kan medføre, at PostNords samarbejdspartnere både i og uden for EU/EØS får adgang til dine personoplysninger.

Virksomheder, der håndterer personoplysninger på PostNords vegne, indgår altid en aftale med PostNord for at sikre et højt sikkerhedsniveau i forbindelse med dine personoplysninger. Der træffes særlige sikkerhedsforanstaltninger i forhold til samarbejdspartnere uden for EU/EØS, f.eks. ved at vi indgår aftaler, der indeholder standardkontraktbestemmelser for overførsel af personoplysninger, som er godkendt af EU-Kommissionen og tilgængelige på EU-Kommissionens hjemmeside.

PostNord kan blive nødt til at udlevere personoplysninger til tredjepart som f.eks. politiet eller andre myndigheder i forbindelse med efterforskning af kriminalitet, eller hvis vi i øvrigt har pligt til at udlevere sådanne oplysninger i henhold til lovgivning eller myndighedsafgørelser.

8. Eksterne links

Denne integritetspolitik gælder bl.a. for oplysninger, som PostNord behandler om dig i vores Digitale Kanaler. PostNords Digitale Kanaler kan sommetider indeholde links til eksterne hjemmesider eller tjenester, som vi ikke kontrollerer. Hvis du følger et link til en ekstern hjemmeside, opfordrer vi dig til at sætte dig ind i de principper for behandling af personoplysninger og informationer om cookies, der gælder for den pågældende hjemmeside.

9. Behandling af personoplysninger om børn

PostNords Digitale Kanaler henvender sig ikke til børn, og PostNord indsamler derfor ikke bevidst personoplysninger om børn. Hvis du er forælder eller værge og opdager, at dit barn har afgivet personoplysninger til PostNord, beder vi dig kontakte os på de adresser, der er oplyst nedenfor, så du kan udøve dine børns ret til f.eks. at få personoplysningerne rettet eller slettet.

10. Kontaktoplysninger

Det PostNord-selskab, der er angivet i betingelserne for den tjeneste, du bruger, i den Digitale Kanal, du besøger, eller i forbindelse med anden kontakt med os, er dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger.

Hvis du har spørgsmål om, hvordan PostNord i Danmark behandler dine personoplysninger, kan du kontakte os via e-mail eller brev:

PostNord A/S

Data Protection Officer

Att.: Susanne Nobel, Kundelinjen

Hedegaardsvej 88

2300 København S

E-mail: registerindsigt@postnord.com 

Ønsker du oplysninger om den dataansvarlige i andre selskaber i PostNord-koncernen, er du velkommen til at kontakte PostNords databeskyttelsesrådgiver via e-mail eller brev:

PostNord AB

Data Protection Officer

SE-105 00 Stockholm

E-mail: dataprotectionofficer@postnord.com

Kontakt PostNords kundeservice eller den ansvarlige sælger, hvis du er erhvervskunde.

11. Dine rettigheder i forbindelse med vores behandling

Du har følgende rettigheder i forhold til det selskab, der behandler dine personoplysninger:

• Ret til indsigt – en ret til at få bekræftelse af og information om behandlingen af dine personoplysninger.
• Ret til berigtigelse – en ret til at få forkerte oplysninger rettet.
• Ret til sletning – en ret til at få slettet oplysninger. Denne ret er begrænset til oplysninger, som i henhold til lov kun må behandles med dit samtykke, hvis du trækker samtykket tilbage og modsætter dig behandlingen.
• Ret til indsigelse – en ret til at gøre indsigelse mod vores behandling, hvis den sker på grundlag af interesseafvejning eller med henblik på direkte markedsføring.
• Ret til begrænsning af behandling – en ret til at kræve, at behandlingen af personoplysninger begrænses, hvis du f.eks. bestrider oplysningers rigtighed. I den periode, hvor rigtigheden undersøges, er PostNords adgang til oplysningerne begrænset.
• Ret til dataportabilitet – en ret til at kræve, at personoplysninger flyttes fra en dataansvarlig til en anden. Denne ret er begrænset til de oplysninger, du selv har givet os.

Hvis du mener, at PostNords behandling ikke sker i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslovgivning, har du også ret til at klage til den relevante tilsynsmyndighed.

Kontakt os, hvis du ønsker at udøve nogle af dine rettigheder eller at få mere at vide om nogle af rettighederne og forudsætningerne for at udøve dem. Se kontaktoplysninger ovenfor.

12. Ændring af denne integritetspolitik

PostNord kan fra tid til anden foretage ændringer i denne integritetspolitik. Den nyeste version af integritetspolitikken er altid tilgængelig på PostNords hjemmesider.