Vad ger mötena oss? Hur kan vi utveckla dem? Malin och Tina har skrivit till varandra om detta

Möten upptar en stor del av arbetsdagen för många. Vad ger mötena oss? Hur kan vi utveckla dem? Vad är chefens roll och hur involverar vi medarbetarna i mötesplanering och genomförande? Malin och Tina har skrivit till varandra om detta och här kan du se deras brevväxling.

Hej Malin
Lika givande och inspirerande som möten kan vara, lika frustrerande och ja, rent slöseri med tid kan de också vara. Kanske vi båda har ett jobb där möten har ganska stor betydelse?

Jag jobbar i ett team med sex medarbetare och vår chef. Vi sitter i två länder, har gemensamma uppgifter och behöver därför verkligen känna varandra både professionellt och personligt. Här har våra teammöten en viktig roll, så vi har arbetat en del med deras struktur och innehåll. Jag tycker att vi har lyckats ganska bra med det.

På våra heldagsmöten turas vi medarbetare om vem som ansvarar för det. Det ger bra kvalitet på mötena eftersom var och en ”bara” ska planera ett möte om året. I stället för att samma person (läs: vår chef) skulle planera dem alla.

När jag ansvarar för mötet kommer jag överens om temana med min chef och hon har alltid en halvtimme till en timme i början av mötet som är hennes tid. I övrigt är jag också mötesledare, följer upp och lämnar över till nästa mötesansvariga.

Det som jag tycker att vi får ut är framförallt intressanta och intensiva möten – vi bjuder in gäster, gör en genomgång av en av våra uppgifter, ser tillbaka på året och vad vi har uppnått eller tar upp och planerar vad vi ska prioritera. Och mycket mer. Så det är möten som både ger energi till vardagen men som också ger överblick över var vi är.

Nog om möten hos oss, för jag är nyfiken på att höra hur du arbetar med struktur och innehåll på era möten. Hur hittar du eller ni energi och vad tycker du är det viktigaste som ni får ut av era teammöten?

Många hälsningar från Tina

__________________________________


Hej Tina!
Vi har ju en fördel att alla är på samma fysiska plats och att det på så sätt är lätt att ses. Däremot är vi en publik verksamhet så vi måste planera in mötena med lång framförhållning så att vi har säkrat bemanningen i mottagandet av våra besökare. När jag började som chef fanns en möteströtthet.

Flera av oss var därför med på Möteskulturdagen för att inspireras i hur man kan få mer effektiva och givande möten. Extra viktigt för oss som har många mötesbesökare här på Postmuseum att kunna välkomna dem på ett bra sätt.

En del har gått att göra med väldigt enkla medel och lyft våra möten avsevärt. Vi är nu många som ser fram emot att träffas i de olika mötesformerna.

Tillsammans har vi testat olika varianter och arbetat fram en struktur som tillgodoser både individens och teamets behov av stöd och utveckling.

Varje vecka har teamet en genomgång av vad som är på gång i veckan och den följande. Varannan vecka har vi individuella kortare avstämningar på cirka tjugo minuter som medarbetaren själv driver och där vi följer upp vad som hänt med det som vi pratade om sist vi sågs. Här kommer idéer att jobba vidare med på våra gemensamma enhetsmöten som vi har en gång i månaden.

Varje månad har vi också APT (Arbetsplatsträff) för hela arbetsplatsen där vi delger information mellan enheterna och kommunicerar vad som händer i PostNord i stort. Utvecklingssamtalen har vi ett under våren som följs upp under hösten.

För enhetsmöten har vi satt upp spelregler för hur vi vill agera. Respektera mötestider, respektera varandra, tydlig kommunikation, ha en positiv grundinställning – vad betyder det för oss? Spelreglerna går vi igenom minst en gång per år eller när gruppen förändras.

Rollen som värd för mötet går på cirkulation och det är den personen som bokar lokal och ordnar något att fika eller äta. Vi är ofta på Postmuseum, andra museer och vi har haft möten på såväl terminaler som i Vitabergsparken.

Det ger energi att byta miljö och kanske ta en paus eller avsluta med att besöka en utställning, en terminal eller ta en gemensam promenad. Det kan vara gott med hembakta kakor, energigivande smoothies eller en smörgås. Omväxlingen gör det godare.

Vi börjar alltid mötet med en kort incheckning för att dela med oss av var vi är just nu. Vi har en standardagenda där var och informerar om sitt område och där vi också diskuterar.

Vi har sedan ett par år tillbaka en punkt som heter förbättringsidéer och här brukar det bli roliga, kreativa och konstruktiva diskussioner och lösningar på stort som smått. Vi avslutar mötet med att göra en utvärdering. Vad var bra? Vad skulle vi kunna göra bättre? Vi ser till att hålla våra mötestider och om det någon gång drar över så förankras det hos alla deltagare.

Våra APT:er (Arbetsplatsträffar) turas Lotte och jag om att vara mötesledare för. Vi inleder mötet och håller i det men involverar medarbetare som får dra sina egna punkter och ansvarsområden.

Nästan varje gång gör vi en kortare workshop, det kan till exempel vara om en basutställning eller värdskap. Det brukar ge bra energi och det är häftigt att använda grupphjärnan som alltid skapar mervärde.

Hur ser er mötesstruktur ut? Har ni andra typer av möten än dessa som fyller andra funktioner? Hur gör ni när inte kan ses fysiskt så ofta?

Hälsningar, Malin

__________________________________


Hej Malin,

Inspirerande! Det jag särskilt lägger märke till är ert fokus på att få in liv och kvalitet i mötena och att det ska vara intressant för alla deltagare. Jag tycker också att det är starkt att ni lyckas göra spelreglerna till en integrerad del av mötena. Och du har många tips på vad man kan göra rent konkret.

Vi har i princip tre typer av möten:

  • Våra teammöten som vi har sex gånger per år. Det är heldagsmöten, och ett par av mötena är två dagar.
  • Varje torsdag har vi en timmes videomöte som handlar mycket om uppgifter här och nu. Här har vi börjat bjuda in gäster, till exempel vår direktör som är ansvarig för HR, samarbetspartner eller en kollega som har något att berätta som relevant för oss alla. 
  • Sedan har vi uppgiftsmöten där 2–3 av oss deltar. Det gör vi mest via Skype eller via video när vi är flera. Här har jag också fasta mötestider varje torsdag med dem av mina kolleger som jag har en gemensam uppgift med eller som inte sitter i närheten rent fysiskt. För att säkra kontinuiteten och möjligheten att vända på stort och smått.

Jag känner igen en del av det ni fokuserar på. Till exempel att planera mötena i god tid. Jag ska boka mötesdatum och det gör jag i oktober för hela det kommande året. Då går det lätt och smidigt att hitta några dagar när alla kan och mötena hålls med lagom mellanrum.

Precis som ni checkar vi också in på teammötena. Nu handlar vår incheckning mest om vilka uppgifter vi har och om det är något som hindrar oss att vara närvarande mentalt. Att få det sagt hjälper ofta till att kunna vara just närvarande.

För några år sedan hade vår incheckning temat ”jag mår bra”. Vi hade var och en skrivit upp vad vi behöver för att ha det bra och vi checkade in genom att utvärdera om det hade uppfyllts den senaste tiden. Det var också ett sätt att lära känna varandra bättre.

När vi inte träffas så ofta fysiskt är det ganska speciellt att träffas in real life. Det är en extra glad och förväntansfull stämning som jag också tycker smittar av sig på de teman vi har på dagordningen. Vi vet att tiden med varandra är dyrbar och det är något speciellt att vi kan sitta tillsammans. Vi gör något extra av mötena.

Precis som ni flyttar vi också fysiskt på mötena – till en terminal eller till ert postmuseum (tack för lån av lokaler…) och vi går ut och äter tillsammans eller tar en båttur till Ven bara för att stärka relationerna och ha några andra upplevelser tillsammans.

 Nog om hur vi håller möten. Nu vill jag höra vilka dina tre viktigaste tips är för att hålla fast vid goda möten.

Många hälsningar från Tina

__________________________________

Hej Tina
Tack för att du delade med dig av dina erfarenheter om hur man håller möten. Du bad mig ge tre tips. Här är mina bästa tips för att få till bra möten:

  • Skapa en tydlig och effektiv mötesstruktur så att rätt fråga tas upp i rätt forum
  • Sätt spelregler för mötet och teamet
  • Variera mötesplats och mötesvärd – mötesledare

Hälsningar, Malin

__________________________________

Hej Malin
Tack för tipsen. Nu ska jag på möte :) och nu är jag full av inspiration till att möten kan utvecklas och att vi kan bli bättre på att få ut mer av dem.

Hälsningar från Tina

Senast uppdaterad: 2019-01-25 11:02