Kallelse till årsstämma i PostNord AB (publ)

Härmed kallas till årsstämma i PostNord AB (publ), (Org nr 556771-2640).

Tid: Onsdagen den 24 april 2019, kl. 14.00

Plats: PostNords huvudkontor, Terminalvägen 24, Solna

Rätt att delta och närvara samt anmälan

Aktieägare

Aktieägare som önskar delta i årsstämman ska vara införd i den av Euroclear Sweden AB förda aktieboken tisdagen den 16 april 2019.

Aktieägare som har sina aktier förvaltarregistrerade måste tillfälligt omregistrera aktierna i eget namn för att ha rätt att delta i årsstämman. Sådan omregistrering ska vara verkställd hos Euroclear Sweden AB tisdagen den 16 april 2019. Detta innebär att aktieägaren i god tid före denna dag måste underrätta förvaltaren om omregistreringen.

Övriga

Folketings- och riksdagsledamot har rätt att, efter anmälan till bolaget, närvara vid årsstämman och i anslutning till denna ställa frågor till bolaget.

Stämman är vidare öppen för allmänheten efter anmälan.

Anmälan om närvaro görs med brev till PostNord AB (publ), Investor Relations, A 12 V, 105 00 Stockholm eller via e-mail till ir@postnord.com och ska vara bolaget tillhanda senast en vecka före stämman, det vill säga onsdagen den 17 april 2019. Vänligen tag med legitimationshandling.

Vid tidpunkten för utfärdande av denna kallelse uppgår det totala antalet aktier i bolaget till 1 524 905 971 stamaktier och 475 094 030 B-aktier motsvarande sammanlagt 1 572 415 374 röster.

Förslag till dagordning

1.     Öppnande av stämman

2.     Val av ordförande vid stämman

3.     Upprättande och godkännande av röstlängd

4.     Val av en eller två justerare

5.     Godkännande av dagordningen

6.     Beslut om närvarorätt för utomstående

7.     Fråga om stämman blivit behörigen sammankallad

8.     Framläggande av

        a)  årsredovisningen och revisionsberättelsen,

        b)  hållbarhetsredovisningen, och

        c)   koncernredovisningen och koncernrevisionsberättelsen

9.     Redogörelse för det gångna årets arbete

        a)  anförande av styrelsens ordförande,

        b)  anförande av verkställande direktören, och

        c)   anförande av bolagets revisor

10.   Beslut om

        a)  fastställelse av resultaträkningen och balansräkningen samt koncernresultaträkningen och koncernbalansräkningen,

        b)  dispositioner beträffande bolagets resultat enligt den fastställda balansräkningen, och

        c)   ansvarsfrihet för styrelseledamöterna och den verkställande direktören

11.   Redovisning av ersättningar och tillämpningen av tidigare beslutade riktlinjer för ersättningar till ledande befattningshavare

         a)  muntlig redogörelse av styrelsens ordförande om de ledande befattningshavarnas ersättningar i PostNord AB med dotterföretag,

        b)  styrelsens redovisning om tidigare riktlinjer för ersättningar till ledande befattningshavare i PostNord AB med dotterföretag har följts eller inte och skälen för eventuella avvikelser, samt

        c)   framläggande av revisors yttrande enligt 8 kap 54 § aktiebolagslagen (2005:551)

12.   Beslut om styrelsens förslag till riktlinjer för ersättningar till ledande befattningshavare

13.   Redogörelse för aktieägarnas förslag till beslut om arvoden, antal styrelseledamöter, styrelseledamöter, styrelseordförande och vice styrelseordförande

14.   Beslut om arvoden till styrelseledamöter och kommittéledamöter

15.   Beslut om antal styrelseledamöter

16.   Val av styrelseledamöter, styrelseordförande och vice styrelseordförande

17.   Redogörelse för styrelsens förslag till beslut om revisorsarvode och revisor

18.   Beslut om revisorsarvode

19.   Beslut om antal revisorer

20.   Val av revisorer

21.   Stämmans avslutande

Förslag till beslut

2.          Val av ordförande vid stämman

Aktieägarna föreslår Christian Jansson som ordförande vid stämman.

10b).     Beslut om dispositioner beträffande bolagets resultat enligt den fastställda balansräkningen

Styrelsen föreslår att ingen utdelning utgår för räkenskapsåret och att årets resultat och det balanserade resultatet, tillsammans 3 472 754 151 kronor, överförs till ny räkning.

12.        Beslut om styrelsens förslag till riktlinjer för ersättningar till ledande befattningshavare

Bolagsstämman beslutade den 26 april 2018 att fastställa styrelsens förslag till riktlinjer för ersättningar till ledande befattningshavare. Styrelsen föreslår att årsstämman 2019 beslutar om att fastställa styrelsens förslag till oförändrade riktlinjer för lön och annan ersättning till ledande befattningshavare. Förslagets huvudsakliga innehåll:

• Riktlinjerna ska utgå från svenska regeringens ”Riktlinjer för anställningsvillkor för ledande befattningshavare i bolag med statligt ägande” beslutade den 22 december 2016.
• Den totala ersättningen till ledande befattningshavare ska vara väl avvägd, konkurrenskraftig, takbestämd, rimlig och ändamålsenlig samt bidra till god etik och företagskultur. Detta skall vara vägledande också för den totala ersättningen till övriga anställda, vilket den verkställande direktören årligen ska redovisa för styrelsen.
• För koncernchefen och andra ledande befattningshavare i PostNord-koncernen, som är anställda i Sverige, tecknas individuella premiebestämda pensionsavtal där avgiften uppgår till högst 30 procent av den fasta månadslönen. Erforderliga försäkringar tecknas inom ramen för denna avgift.
• Pensionsåldern för anställda i Sverige är 65 år. För ledande befattningshavare som är anställda enligt norsk arbetsrätt tillämpas norska bolagets kollektivavtalade pensionsordning och pensionsåldern är 65 år. För ledande befattningshavare som är anställda i Danmark ingår pension motsvarande 10 % i avtalad månadslön. Pensionsålder är i enlighet med dansk lagstiftning.
• Avgångsvederlag betalas som längst ut intill avtalad pensionsålder och aldrig längre än till 65 års ålder.

13.        Redogörelse för aktieägarnas förslag till beslut om arvoden, antal styrelseledamöter, styrelseledamöter, styrelseordförande och vice styrelseordförande

Arvoden

Arvode till styrelsen för tiden intill utgången av nästa årsstämma föreslås utgå enligt följande:

Styrelsens ordförande:                                   670 000 kronor

Styrelsens vice ordförande:                            500 000 kronor

Styrelseledamot:                                           295 000 kronor

Arvode föreslås utgå till arbetstagarrepresentanter och suppleanter som deltar vid styrelsemöten med motsvarande ett svenskt prisbasbelopp (46 500 kronor).

Kommittéarvodering för tiden intill utgången av nästa årsstämma föreslås utgå enligt följande:

Revisionskommitténs ordförande:                   70 000 kronor

Revisionskommittéledamot:                           55 000 kronor

Ersättningskommitténs ordförande:                37 500 kronor

Ersättningskommittéledamot:                        25 000 kronor

Arvode föreslås inte utgå till ledamot som är anställd i Regeringskansliet.

Antal styrelseledamöter

Antalet bolagsstämmovalda styrelseledamöter föreslås vara åtta (8) utan suppleanter, varav fyra (4) nomineras av den svenska staten och fyra (4) nomineras av den danska staten.

Styrelseledamöter, styrelseordförande och vice styrelseordförande

Det föreslås omval av Sonat Burman Olsson, Måns Carlson, Christian Ellegaard, Christian Frigast, Christian Jansson, Peder Lundquist, Ulrica Messing och Charlotte Strand för tiden intill utgången av nästa årsstämma med följande motivering: De av staterna föreslagna styrelseledamöterna bedöms ha för bolagets styrning relevant kompetens, erfarenhet och bakgrund, varför ägarna föreslår val av ovannämnda bolagsstämmovalda ledamöter. Den föreslagna styrelsen bedöms ha en med hänsyn till bolagets verksamhet, utvecklingsskede och förhållanden i övrigt ändamålsenlig sammansättning präglad av mångsidighet och bredd avseende ledamöternas kompetens, erfarenhet och bakgrund. Sammansättningen uppnår regeringens målsättning om jämn könsfördelning i enlighet med vad som framgår av statens ägarpolicy.

Till styrelsens ordförande föreslås omval av Christian Jansson och till styrelsens vice ordförande föreslås omval av Christian Frigast, båda för tiden intill utgången av nästa årsstämma.

17.   Redogörelse för styrelsens förslag till beslut om revisorsarvode och revisor 

Arvode för revisorns arbete föreslås utgå enligt godkänd räkning.

Till revisor föreslås i enlighet med Revisionskommitténs rekommendation det registrerade revisionsbolaget KPMG AB för en period om ett år intill utgången av årsstämman 2020.

Övrig information

Redovisningshandlingar, revisionsberättelse och revisorns yttrande enligt 8 kap. 54 § aktiebolagslagen hålls tillgängliga hos bolaget senast från och med den 3 april 2019. Handlingarna är även från och med samma datum tillgängliga på bolagets webbplats www.postnord.com. Tryckt årsredovisning kommer att finnas tillgänglig på årsstämman. Denna kallelse och fullständiga förslag till beslut hålls tillgängliga på bolagets webbplats www.postnord.com.

För information om behandling av personuppgifter, se

https://www.euroclear.com/dam/ESw/Legal/Integritetspolicy-bolagsstammor-svenska.pdf 

Solna i mars 2019

PostNord AB (publ)

STYRELSEN