Kallelse till årsstämma i PostNord AB (publ)

Digital stämma

Styrelsen har beslutat att årsstämman enbart ska hållas genom elektronisk uppkoppling enligt lagen (2020:198) om tillfälliga undantag för att underlätta genomförandet av bolags- och föreningsstämmor. Årsstämman kommer inte att vara tillgänglig för allmänheten. Förinspelat anförande av den verkställande direktören Annemarie Gardshol där hon diskuterar PostNords verksamhet, utmaningar och möjligheter kommer att läggas ut på PostNords webbplats, www.postnord.com, den 26 april 2022.

Rätt att delta och närvara elektroniskt samt anmälan

Aktieägare

Aktieägare som önskar delta i årsstämman ska vara införd i den av Euroclear Sweden AB förda aktieboken torsdagen den 14 april 2022.

Aktieägare som har sina aktier förvaltarregistrerade måste, för att få utöva sin rösträtt och delta i stämman, tillfälligt omregistrera aktierna i eget namn i den av Euroclear Sweden AB förda aktieboken (s.k. rösträttsregistrering). Framställningen av bolagsstämmoaktieboken per avstämningsdagen torsdagen den 14 april 2022 kommer att beakta rösträttsregistreringar som har gjorts senast onsdagen den 20 april 2022. Detta innebär att aktieägaren bör underrätta sin förvaltare om detta i god tid före denna dag.

Folketings- och riksdagsledamot Folketings- och riksdagsledamot har rätt att, efter anmälan till bolaget, närvara vid stämman och i anslutning till denna ställa frågor till bolaget.

Allmänheten

Stämman kommer inte att vara öppen för allmänheten. Mer information finns på PostNords webbplats www.postnord.com.

Anmälan om deltagande för aktieägare respektive folketings- och riksdagsledamot, görs med brev till PostNord AB (publ), Investor Relations, A 07 V, 105 00 Stockholm eller via e-post till ir@postnord.com och ska vara bolaget tillhanda senast en vecka före stämman, det vill säga tisdagen den 19 april 2022. Anmälan ska innehålla e-postadress för den som avser att närvara så att denne kan erhålla en länk till stämman.

Ombud m.m.

Om deltagande sker genom ombud eller ställföreträdare bör fullmakt, registreringsbevis eller andra behörighetshandlingar sändas till bolaget under ovanstående adress i god tid före stämman.

Deltagande

Stämman kommer att genomföras elektroniskt via Microsoft Teams, varvid aktieägare, ombud, folketings- och riksdagsledamot kommer att kunna delta.

Förslag till dagordning

1. Öppnande av stämman
2. Val av ordförande vid stämman
3. Upprättande och godkännande av röstlängd
4. Val av en eller två justerare
5. Godkännande av dagordningen
6. Beslut om närvarorätt för utomstående
7. Fråga om stämman blivit behörigen sammankallad
8. Framläggande av
   1. Års- och hållbarhetsredovisningen, inklusive bolagsstyrningsrapporten och koncernredovisningen, och
   2. revisionsberättelsen och koncernrevisionsberättelsen
9. Redogörelse för det gångna årets arbete

1. anförande av styrelsens ordförande,
2. anförande av verkställande direktören, och
3. anförande av bolagets revisor

10. Beslut om

1. fastställelse av resultaträkningen och balansräkningen samt koncernresultaträkningen och koncernbalansräkningen,
2. dispositioner beträffande bolagets resultat enligt den fastställda balansräkningen, och
3. ansvarsfrihet för styrelseledamöterna och den verkställande direktören

11. Redovisning av ersättningar och tillämpningen av tidigare beslutade riktlinjer för ersättningar till ledande befattningshavare

1. framläggande av ersättningsrapport och muntlig redogörelse av styrelsens ordförande om de ledande befattningshavarnas ersättningar i PostNord AB med dotterföretag,
2. framläggande av revisors yttrande enligt 8 kap. 54§ aktiebolagslagen (2005:551), och
3. Beslut om godkännande av ersättningsrapport

12. Beslut om styrelsens förslag till riktlinjer för ersättningar till ledande befattningshavare
13. Redogörelse för aktieägarnas förslag till beslut om arvoden, antal styrelseledamöter, styrelseledamöter, styrelseordförande och vice styrelseordförande
14. Beslut om arvoden till styrelseledamöter och kommittéledamöter
15. Beslut om antal styrelseledamöter
16. Val av styrelseledamöter, styrelseordförande och vice styrelseordförande
17. Redogörelse för styrelsens förslag till beslut om revisorsarvode och revisor
18. Beslut om revisorsarvode
19. Beslut om antal revisorer
20. Val av revisorer
21. Stämmans avslutande

Förslag till beslut

2.         Val av ordförande vid stämman

Aktieägarna föreslår att styrelsens ordförande väljs till ordförande vid stämman.

10b).    Beslut om dispositioner beträffande bolagets resultat enligt den fastställda balansräkningen

Styrelsen föreslår att ingen utdelning utgår för räkenskapsåret samt att årets resultat och det balanserade resultatet, tillsammans 3 482 613 689 kronor, överförs till ny räkning.

12.        Beslut om styrelsens förslag till riktlinjer för ersättningar till ledande befattningshavare

Bolagsstämman beslutade den 27 april 2021 att fastställa styrelsens förslag till riktlinjer för ersättningar till ledande befattningshavare. Årsstämman ska årligen besluta om fastställande av sådana riktlinjer. Styrelsen föreslår därför att årsstämman 2022 beslutar om att fastställa styrelsens förslag till oförändrade riktlinjer för lön och annan ersättning till ledande befattningshavare.

Förslagets huvudsakliga innehåll:

• Den personkrets som omfattas av riktlinjerna utgörs av koncernchefen och övriga ledamöter i koncernledningen.
• Riktlinjerna ska utgå från svenska regeringens ”Principer för anställningsvillkor för ledande befattningshavare i bolag med statligt ägande” beslutade den 27 februari 2020.
• Den totala ersättningen till ledande befattningshavare ska vara marknadsmässig, väl avvägd, konkurrenskraftig, takbestämd, rimlig och ändamålsenlig samt bidra till god etik och företagskultur samt säkerställa att bolaget respektive koncernen kan attrahera och behålla kompetenta medarbetare, vilket främjar bolagets affärsstrategi och långsiktiga intressen samt bidrar till en hållbar organisation. Detta skall vara vägledande också för den totala ersättningen till övriga anställda, vilket den verkställande direktören årligen ska redovisa för styrelsen i en särskild rapport.
• För koncernchefen och övriga ledande befattningshavare i PostNord-koncernen, som är anställda i Sverige, utgörs ersättningen i huvudsak av kontant fast månadslön. Härutöver tecknas individuella premiebestämda pensionsavtal där avgiften uppgår till högst 30 procent av den fasta månadslönen. Erforderliga försäkringar tecknas inom ramen för denna avgift.
• Pensionsåldern för anställda i Sverige är 65 år. För ledande befattningshavare som är anställda enligt norsk arbetsrätt tillämpas norska bolagets kollektivavtalade pensionsordning och pensionsåldern är 65 år. För ledande befattningshavare som är anställda i Danmark ingår pension motsvarande 10 % i avtalad månadslön. Pensionsålder är i enlighet med dansk lagstiftning.
• Uppsägningstiden för samtliga ledande befattningshavare, som omfattas av dessa riktlinjer, uppgår till sex månader.
• Avgångsvederlag betalas som längst ut intill avtalad pensionsålder och aldrig längre än till 65 års ålder och utgår under högst tolv månader.
• Riktlinjerna har utarbetats av styrelsen, varvid bl.a. löne- och anställningsvillkor för bolagets anställda beaktats, och de ska vara föremål för översyn varje år. Koncernchefen och de övriga ledande befattningshavare som omfattas av riktlinjerna, ska inte deltaga i beredningen eller beslut rörande ersättningsstrukturer och ersättningsnivåer i den mån de berörs av frågorna.
• Styrelsen får besluta om att tillfälligt avvika från envar av ovanstående principer, helt eller delvis, om det finns särskilda skäl härför och om avsteg är nödvändigt för att tillgodose bolagets långsiktiga intressen och hållbarhet eller säkerställa bolagets ekonomiska bärkraft. Styrelsen ska i sådant fall redovisa avvikelsen och skälen till denna.
• Styrelsen ska årligen sammanställa en rapport över utbetald och innestående ersättning, som omfattas av riktlinjerna, samt om avsteg gjorts från principerna och skälen härför.

13.       Redogörelse för aktieägarnas förslag till beslut om arvoden, antal styrelseledamöter, styrelseledamöter, styrelseordförande och vice styrelseordförande

Arvoden

Arvode till styrelsen för tiden intill utgången av nästa årsstämma föreslås utgå enligt följande:

Styrelsens ordförande:                               705 000 kronor

Styrelsens vice ordförande:                         526 000 kronor

Styrelseledamot:                                        314 000 kronor

Arvode föreslås utgå till arbetstagarrepresentanter och suppleanter som deltar vid styrelsemöten med motsvarande ett svenskt prisbasbelopp (48 300 kronor).

Kommittéarvodering för tiden intill utgången av nästa årsstämma föreslås utgå enligt följande:

Revisionskommitténs ordförande:                 74 000 kronor

Revisionskommittéledamot:                         58 000 kronor

Ersättningskommitténs ordförande:              37 500 kronor

Ersättningskommittéledamot:                       25 000 kronor

Arvode föreslås inte utgå till ledamot som är anställd i Regeringskansliet.

Antal styrelseledamöter

Antalet bolagsstämmovalda styrelseledamöter föreslås vara åtta (8) utan suppleanter, varav fyra (4) nomineras av den svenska staten och fyra (4) nomineras av den danska staten.

Styrelseledamöter, styrelseordförande och vice styrelseordförande

Omval föreslås av Sonat Burman Olsson, Christian Frigast, Susanne Hundsbæk-Pedersen, Christian Jansson, Peder Lundquist, Charlotte Strand, Erik Sandstedt och Hillevi Engström för tiden intill utgången av nästa årsstämma.

Motivering avseende val av styrelseledamöter: De föreslagna styrelseledamöterna bedöms ha för bolagets verksamhet, utvecklingsskede och förhållanden i övrigt relevant kompetens, erfarenhet och bakgrund. Styrelsen som helhet har en mångsidighet, bredd och könsfördelning som speglar kraven i statens ägarpolicy.  

Till styrelsens ordförande föreslås omval av Christian Jansson och till styrelsens vice ordförande föreslås omval av Christian Frigast, båda för tiden intill utgången av nästa årsstämma.

17.        Redogörelse för styrelsens förslag till beslut om revisorsarvode och revisor

Arvode för revisorns arbete föreslås utgå enligt godkänd räkning.

Till revisor föreslås i enlighet med Revisionskommitténs rekommendation det registrerade revisionsbolaget KPMG AB för en period om ett år intill utgången av årsstämman 2023.

Övrig information

Redovisningshandlingar, revisionsberättelse, styrelsens förslag till riktlinjer för ersättning och andra anställningsvillkor till ledande befattningshavare, revisorns yttrande enligt 8 kap. 54 § aktiebolagslagen samt styrelsens ersättningsrapport hålls tillgängliga för aktieägarna på bolaget och på bolagets webbplats, www.postnord.com, tre veckor före stämman. Även denna kallelse och fullständiga beslutsförslag hålls tillgängliga på bolagets webbplats. Kallelsen skickas utan kostnad för mottagaren till de aktieägare som begär det och uppger sin postadress. Sådan begäran kan skickas till adressen för anmälan ovan.

Antal aktier och röster

Vid tidpunkten för utfärdande av denna kallelse uppgår det totala antalet aktier i bolaget till 1 524 905 971 stamaktier och 475 094 030 B-aktier motsvarande sammanlagt 1 572 415 374 röster.

Behandling av personuppgifter

Personuppgifter som hämtats från aktieboken, anmälan om deltagande i årsstämman samt uppgifter om ombud och biträden kommer att användas för registrering, upprättande av röstlängd för årsstämman och, i förekommande fall, stämmoprotokoll. För information om hur personuppgifter behandlas hänvisas till den integritetspolicy som finns tillgänglig på Euroclears webbplats:
 www.euroclear.com/dam/ESw/Legal/Integritetspolicy-bolagsstammor-svenska.pdf.

                                                              _______________

Solna i mars 2022

PostNord AB (publ)

STYRELSEN

 

Kontaktperson Malin Nordén: Informationen lämnades, genom ovanstående kontaktpersons försorg, för offentliggörande den 24 mars 2022 kl. 15:30 CET.